Toplantılardan nefret ediyorum!...Ben de biliyorum bugün çok işimiz olduğunu ama ne yazık ki aylık yönetim toplantısı var.
YAŞAM Hit: 1031 /
Yorum: 0 /
20 Kasım 2012
19:37
-A +A
Maalesef katılmak zorundayım ve inan bana ayaklarım geri geri gidiyor. İş hayatımda, özellikle bu şirkette toplantılarda kaybettiğim vakti hiç bir yerde kaybetmedim. Bu gece de buradayım. Hayır, bir de işe yarasa... Ne doğru düzgün bir sonuç çıkıyor, ne de çıkan kararlar uygulanıyor. Her ay aynı konuları konuşup duruyoruz. Eğer işin yoksa, vakit geçirmek, sosyalleşmek ve son dedikoduları duymak için çok hoş ama eğer yoğunsan... İşte o zaman işkenceden farksız oluyor... Eminim yukarıda yazılı olanlar sizin sözleriniz ya da düşünceleriniz olabilir. Belki tam da şu anda aklınızdan geçen bunlardır. Hep toplantılar hakkında yorumlar yapılır, şikayet edilir. Toplantıların çoğu gerçekten inanılmaz can sıkıcıdır. Genellikle tekdüze ve aynı yerde saatlerce oturmanın getirdiği bir bıkkınlık vardır. Hele de siz orada otururken bekleyen işleri, gelen e-postaları, biriken dosyaları düşündüğünüzde, o toplantı bitmek bilmez. Toplantıların genellikle sonuçsuz kalması daha önemli bir konudur. Bu sebeple çoğumuz toplantılardan nefret ederiz. Biliriz ki toplantıların sonunda önemli kararlar çıkmaz, çıksa da uygulanmaz. Diğer taraftan aslında herkes neler yapılması gerektiğini de biliyordur ya da bildiğini zannediyordur. Peki ama herkes her şeyi biliyorsa toplantılar neden bu şekilde geçmeye devam ediyor?
Neden toplanalım? Diğer taraftan toplantılar, kişilerin bir masa etrafında toplanmaları aidiyet duygusu yaratır. Sürekli beraber çalıştığınız ama bazen haftalarca günaydın demeye bile fırsat bulamadığınız departmanlardaki çalışma arkadaşlarınızı görürsünüz. Farklı bölümlerden, farklı bakış açılarına sahip kişilerden oluşan bir topluluk iyi yönetilen bir toplantı esnasında etkili ve değişik kararlar, çözüm önerileriyle sizi şaşırtabilir. Çeşitliliğin bütünlüğünü en çok toplantılarda farkederiz. Ayrıca diğer bölümlerde çalışan kişilerin bakış açılarını anlama ve empati kurma şansımızın en yüksek seviyede olduğu fırsatlardır toplantılar. Katılımcılar açısından da aslında kendilerini, bakış açılarını, bulundukları noktayı anlatabilmek, destek alabilmek, coşkuyu ya da hayal kırıklığını paylaşabilmek için bir fırsattır. Diğerlerinin de bizimle aynı durumda olduğunu görerek rahatlarız ya da olmadığını görerek onların neyi farklı yaptığını anlamaya çalışabiliriz. İşte bütün bu sebepler bana, toplantıların doğru şekilde düzenlenir, doğru şekilde yönetilir ve doğru şekilde takip edilirse bir şirket için inanılmaz faydalı bir yönetim ve karar mekanizması olduğunu düşündürüyor. Burada çoğu kişinin madem bu kadar faydalı, o zaman neden bu kadar çok insan toplantıların verimsiz, gereksiz, sıkıcı, zaman kaybı olduğuna inanıyor diye düşündüğünü duyar gibiyim... Gerçekten acaba bizi bu şekilde düşünmeye iten nedir?
Gerçekten gereksiz, verimsiz ve sıkıcı mı? Bir diğer konu ise ajanda... Nasıl ki bir işe sonunu düşünerek başlamak, o işin çabuk ve amaca uygun yapılmasını sağlar, bir toplantıya başlarken de sonucunda hangi konuların halledilmiş ya da en azından konuşulmuş, hangilerinin karara bağlanmış olacağını planlamak gerekir. Ajandanız aslında sizi hedefinize götürecek yol planınızdır, o yüzden doğru ve hedefe uygun hazırlanması önemlidir. Pek çok toplantı içerik listesinin bir çuval misali her türlü konuyu kapsadığını görürüz. Zil Şeklinde Ajanda (Bell Shaped Agenda- From Effective Meetings by John E. Tropman. Copyright 1980 by Sage Publications) tam da bu noktada ortaya çıkmıştır. Katılımcıların toplantıya ısınıp, önemli konularda daha iyi performans gösterebilmesini sağlamayı amaçlar. Toplantının başında katılımcıların bir ekip olarak çalışmalarını kolaylaştıracak konuları konuşması ve zaman ilerledikçe konuların ağırlığı ve zorluğunun artması prensibine dayanır. Bitirirken tekrar o harareti düşürerek yoğunluğu toplantının orta kısmında bırakmak ana amaçtır. Toplantılarını verimli kılamayan pek çok takımın, bu yöntemle belli bir noktaya gelmeyi sağladığına şahit oldum. Son derece basit görünen, hepimizin ilk gördüğünde ne var bunda diyeceğimiz bir şey olmasına rağmen gerek hayatta uygulanmaz. Bir kez daha bilmek hayata geçirmek değildir sözünü doğrular şekilde davranırız.
Robertın Düzen Kuralları! Toplantı konusu sadece günümüzde değil, geçmişte de hep bir sorun olmuş. Bugün hala Amerikan Senatosunda uygulanan ve iş toplantılarında da uygulanan Robertın Düzen Kuralları (Roberts Rules of Order- 1876 Henry Martin Robert) bunun bir göstergesidir. Gelecekte de pek çok kişi ve kurum için böyle olmaya devam edecek gibi görünüyor. Neden mi? Çünkü eğer bir toplantı sıkıcı ya da verimsizse, onu öyle yapan katılımcılar ve daha da çok liderlerdir. Ama çoğunlukla bunun bizlerden kaynaklandığını kabul etmez, verimli ve başarılı bir toplantı için her şeyi bildiğimizi düşünürüz. Ancak unutmamak gerekir ki en çok hatayı en iyi bildiğimizi ya da en kolay olduğunu düşündüğümüz konularda yaparız... kariyer.net
Anahtar Kelimeler :
toplantılar,
Yorum Yap
Henüz yorum yapılmadı,
Facebook Yorumları
Benzer Haberler
Çok Okunanlar
Çok Yorumlananlar
Kadınlar Anlatıyor
Hava Durumu
Hava Durumu
Yükleniyor... |